• مقدمه:

 یکی از عوامل مهمی که در پیشبرد اهداف و سرنوشت یک سازمان، اهمیت و ارزش اساسی دارد و آن را در نیل به اهداف مربوطه یاری می دهد، کیفیت رابطه آن سازمان با افراد حقیقی و حقوقی و افکار عمومی جامعه ای است که با ان در ارتباط است. هر اندازه این ارتباط مستحکمتر و گسترده تر باشد،آن سازمان در دستیابی به اهداف خود موفق تر خواهد بود.

امروزه و در عصر ارتباطات این نیاز را ، نهادی بسیار مهم و حساس به نام ((روابط عمومی)) که پل ارتباطی بین سازمان و مخاطبین درون و برون سازمانی است برطرف کرده است.

در دانشکده پزشکی که طیف گسترده ای از مخاطبین عام و خاص شامل استادان دانشگاه و اعضای هیات علمی،دانشجویان ، کارمندان و مردم را در بر میگیرد،نقش روابط عمومی برای اطلاع رسانی و اطلاع یابی بهنگام، ایجاد بستر تفاهم،همکاری و اعتماد متقابل و جلب مشارکت همه جانبه مخاطبان در راستای پیشبرد سیاستها، برنامه ها و اهداف آموزشی،درمانی،پژوهشی وزارت متبوع حائز اهمیت فراوان است و این تنها با وجود یک روابط عمومی پویا و منسجم امکان پذیر خواهد بود.

واحد روابط عمومی دانشکده جهت انسجام و انجام رسالت خطیر خود نیاز به سازماندهی مناسب تشکیلاتی،مدیریت علمی و تخصصی،برنامه عمل مشخص و رعایت اصول اخلاق حرفه ای دارد. برای دستیابی به آنچه گفته شد اهداف، نمودار سازمانی و شرح وظایف واحد روابط عمومی دانشکده تدوین و به پیوست پیشنهاد میگردد.

•   اهداف واحد:

 1-  توسعه ارتباط رسانه ای

2-  توسعه ارتباطات مردمی و تکریم ارباب رجوع

3-  توسعه ارتباطات اجتماعی و معرفی دانشکده و خدمات آن به عموم مردم

4-  تقویت ارتباطات و همگرایی درون سازمانی و توسعه ارتباطات برون سازمانی

5-  تقویت فرهنگ اسلامی و گرامی داشت مناسبتهای ملی – مذهبی

6-  معرفی به موقع توانمندیها و دستاوردها در راستای ارتقای جایگاه و منزلت دانشکده

7-  تداوم حرکت و ارتقای جایگاه روابط عمومی الکترونیک

8-  فرهنگ سازی و آموزش همگانی سلامت و ترویج طرح تحول نظام سلامت

9-  توسعه و توانمند سازی نیروی انسانی روابط عمومی دانشکده

10-  توسعه و بهره برداری از فن آوریهای نوین روابط عمومی

 

• شرح وظایف واحد روابط عمومی دانشکده پزشکی:

1-   تهیه،تولید،جمع آوری اطلاعات،اخبار،عملکرد و دستاوردهای دانشکده

2-   پوشش خبری و تصویری برنامه ها و مراسم مختلف،همایش ها و ... با حضور مسئولین دانشکده

3-   اطلاع رسانی اخبار و رویدادهای دانشکده از طریق سایت دانشکده و بروز رسانی آن.

4-   ارتباط و همکاری مستمر،موثر و هدفمند با رسانه های جمعی دیداری،شنیداری و مکتوب و سایتهای خبری به منظور انعکاس دستاوردها،توانمندیها و برنامه های دانشکده با هماهنگی روابط عمومی دانشگاه.

5-   بهره گیری صحیح و در جهت اهداف دانشکده از تبلیغات محیطی

6-   برنامه ریزی و اجرای برنامه های مربوط به جشن های ملی و مذهبی و مناسبتهای مختلف فرهنگی

7-   برقراری ارتباط موثر و مستمر با حوزه ریاست دانشکده،معاونین مدیران و کارکنان برای کسب اطلاعات و اخبار و پاسخگویی به انتظارات آنها از واحد روابط عمومی

8-   تهیه و تدوین بیانیه ها،اطلاعیه ها، آگهی ها و پیامهای دانشکده

9-   توسعه ارتباطات الکترونیکی از طریق سایت دانشکده و بروز رسانی مستمر آن

10- برنامه ریزی برای گسترش ارتباطات اجتماعی و فراهم ساختن امکان ملاقات اساتید،دانشجویان و عموم مردم با رییس و مسئولان دانشکده

11- پوشش تبلیغات محیطی و فضای عمومی دانشکده در مناسبتهای مختلف

12- انعکاس نقطه نظرات و دیدگاههای مردم ،مخاطبان و کارمندان دانشکده نسبت به عملکرد و خدمات دانشکده پزشکی

13-    تدوین برنامه عملیاتی واحد و تنظیم بودجه عملیاتی سالانه مرکز

 

•    شرح وظایف کارشناس ارتباط با رسانه ها ،امور فرهنگی و تبلیغات:

 1-   اطلاع یابی از اخبار منعکس شده در رسانه ها شامل صدا و سیما،خبرگزاریها،سایتها و مطبوعات محلی در حوزه اخبار مرتبط با دانشکده و پاسخگویی به موقع و سریع در قالب خبر یا اطلاعیه جهت انعکاس در سایت دانشکده و ارسال به روابط عمومی دانشگاه جهت انعکاس به رسانه ها.

2-   تهیه مقاله،گزارش، تحلیل و تفسیر از برنامه ها و فعالیتهای دانشکده و ارسال به روابط عمومی دانشگاه برای انعکاس در رسانه ها.

3-   پیگیری و هماهنگی برای انجام مصاحبه های درخواستی خبرنگاران با مسئولان دانشکده  و تهیه گزارش خبری

4-   بررسی انتقادات و سوالات منتشره مرتبط با دانشکده در مطبوعات و برنامه های صدا و سیما و ارسال آنها به مسئولین دانشکده و دریافت پاسخ برای انعکاس در رسانه ها با هماهنگی روابط عمومی دانشگاه.

5-   برگزاری برنامه های رسانه ملی و نشستهای خبری و گفت و گوهای اختصاصی – مطبوعاتی و رادیوتلویزیونی با مسئولین دانشکده پس از هماهنگی با روابط عمومی دانشگاه

6-   تهیه جوابیه،توضیح،اصلاحیه،تکذیبیه و تاییدیه برای مطبوعات و صدا و سیما پس از هماهنگی با روابط عمومی دانشگاه.

7-   تهیه متون ارتباطی و رسانه ای برای گفتگوهای مسئولین دانشکده

8-   تهیه و ارسال زیرنویس و پیامهای بهداشتی مرتبط با اهداف دانشکده و پیشنهاد آنها برای ارسال به رسانه توسط روابط عمومی دانشگاه

9-   نظارت بر فعالیتهای فرهنگی،تبلیغاتی دانشکده

10-  برگزاری مراسم و مناسبتهای ملی مذهبی و همکاری دربرگزاری سمینارها و گردهمایی های دانشکده

11-تهیه و توزیع هدایا ،لوح تقدیر برای مناسبتها و مراسمهای مرتبط با حوزه ریاست و معاونین دانشکده

12-  تهیه و تدوین تقویم مناسبتهای بهداشتی و ملی مذهبی سالیانه

13- برگزاری مسابقات فرهنگی و زمینه سازی برای آشنایی عموم مردم با دستاوردهای مختلف دانشکده پزشکی

14- برگزاری نمایشگاهها و جشنواره های عکس برای آشنایی عموم مردم با تاریخچه ، خدمات  و دستاوردهای دانشکده پزشکی مشهد

15-  انجام هماهنگی های لازم برای چاپ و انتشار بروشور،بولتن،پمفلت،تراکت و پوستر به منظور معرفی و اشاعه سیاستها،برنامه ها و فعالیتهای واحدهای مختلف دا

 

•  شرح وظایف کارشناس خبر و مطالعات افکار عمومی:

1-   فراهم کردن تمهیدات لازم برای عسکبرداری و فیلمبرداری از مراسم،مناسبتها و گردهمایی های دانشکده با هماهنگی مدیر واحد.

2-   مستند سازی تصویری از عملکرد،دستاوردها و موفقیتهای دانشکده پزشکی

3-   تهیه آرشیو فیلم و عکس

4-   تهیه عکس و فیلم از جلسات و بازدیدهای ریاست دانشکده و معاونین محترم.

5-   تهیه و تدوین فیلمها و عکسهای مستند از فعالیت و دستاوردهای واحدهای مختلف دانشکده پزشکی

6-   درخواست تجهیز نرم افزاری و سخت افزاری واحد روابط عمومی جهت ارتقای کیفیت و کمیت اخبار تولیدی

7-   ارائه اخبار تولیدی دانشکده به صورت مستمر به کارشناس اطلاع رسانی الکترونیک برای بارگزاری سریع و دقیق در سایت دانشکده

8-   بهره گیری از سیستم خروجی RSS خبرگزاریها و پایگاههای اطلاع رسانی مرتبط با حوزه سلامت

9-   سیاستگذاری و برنامه ریزی برای تهیه،تولید و انتشار الکترونیکی اخبار دانشکده

10-  نظارت و بررسی مستمر کمیت و کیفیت محتوای اخبار و تصاویر سایت دانشکده پزشکی

11-  سوژه یابی به منظور تهیه اخبار و گزارشهای خبری با توجه به دستاوردهای دانشکده

12-   تهیه و تدوین اخبار محرمانه و ویژه برای مدیران واحدها

13-   ارائه طرحها و ایده های نو برای توسعه فعالیتهای روابط عمومی دانشکده

14- سنجش افکار عمومی درون سازمانی و ارائه گزارش مناسب،تحلیل و راهکارهای مناسب به مدیران مربوطه

15-  تدوین عملکرد واحد روابط عمومی و ارائه آن در بازه های زمانی مشخص به مدیر واحد جهت انعکاس به دانشگاه

16-   کمک به تدوین و طراحی برنامه عملیاتی واحد

17-  تحلیل دوره ای آمار فصلی مراجعه کنندگان به وب سایت دانشکده

 

• شرح وظایف کارشناس اطلاع رسانی الکترونیک:

1-   سیاستگذاری،برنامه ریزی ، مدیریت  و نظارت بر وب سایت دانشکده و تدوین دستورالعملهای لازم در این زمینه.

2-   بارگزاری سریع و دقیق اخبار تولیدی توسط کارشناس خبر در سایت دانشکده

3-   ایجاد هماهنگی با حوزه IT دانشکده برای بروز رسانی امکانات سخت افزاری و نرم افزاری واحد و تهیه نرم افزارهای مورد نیاز برای توسعه روابط عمومی الکترونیک

4-   فراهم ساختن زیرساخت مناسب برای ایجاد و توسعه سامانه پیامک برای گسترش ارتباط با مخاطبان سایت

5-   تلاش در جهت راه اندازی و بروز رسانی سایت انگلیسی دانشکده

6-   شرکت در دوره های آموزشی اطلاع رسانی الکترونیک دانشگاه

7-   توسعه و انجام نظر سنجی های الکترونیک در موضوعات مختلف مرتبط با دانشکده در سایت و جمع بندی و تحلیل نتایج آنها جهت ارائه به مدیر واحد.

8-   همکاری با کارشناس خبر در زمانهای مختلف بنا به صلاحدید مدیر واحد

 

•  شرح وظایف کارشناس ارتباطات اجتماعی و برون سازمانی:

1-   برنامه ریزی و انجام امور لازم برای برقراری ارتباط مستمر درون و برون سازمانی مخاطبان(اساتید،دانشجویان ،کارکنان و عموم مردم) با مسئولین دانشکده

2-   تهیه،تنظیم و اجرای تقویم سالانه ملاقات اقشار مختلف مردم با مسئولین دانشکده.

3-   دریافت نظرات و پیشنهادات و سوالات مردم از طریق تماس تلفنی،حضوری،نامه و پیامک ،نامه های الکترونیک و بررسی آنها

4-   برقراری ارتباط مستمر با کارکنان و توسعه ارتباط آنها با مدیران دانشکده

5-   ارتباط با انجمنهای غیر دولتی مردم نهاد در حوزه بهداشت و درمان

6-   ارتباط با ارگانها و سازمانهای دولتی تاثیر گذار در امر سلامت برای همراهی و مشارکت در برنامه ها و سیاستهای دانشکده مبتنی بر ارتقای بهداشت و سلامت آحاد جامعه.

7-   جلب مشارکت نسبی سازمانهای بین بخشی مرتبط با اهداف و سیاستهای دانشکده

8-   تهیه و اجرای برنامه های مشارکتی با سازمانهای دولتی در جهت آموزش و ارتقای فرهنگ سلامتی و گسترش دستاوردهای دانشکده و معرفی آنها

9-   تهیه،تدوین و اجرای برنامه های مختلف برای آگاهی عموم مردم از نقش و جایگاه دانشکده پزشکی ،خدمات و دستاوردهای آن و استفاده از ظرفیت آموزش و پرورش و سایر نهادها در این حوزه